Groepsmanagement

Werken met veel gebruikers kan lastig zijn, gelukkig heeft 24sessions een groepsfunctionaliteit waarmee je groepen van gebruikers kunt maken die dezelfde gesprekstypes kunnen hebben. In dit artikel zullen we bespreken hoe je deze groepen kunt beheren en hoe je ze optimaal kunt instellen voor jouw gebruikssituatie.

Dit artikel behandelt:

• Groepsinstellingen wijzigen
• De verschillende groepsrollen
• Een groepsrol toewijzen
• Gebruikers toevoegen aan een groep
• Gebruikers verwijderen uit een groep
• Gesprekstypes toevoegen aan een groep
• Gesprekstypes uit een groep verwijderen

Als je op zoek bent naar instructies over hoe je een groep kunt aanmaken, kan je deze informatie vinden in het artikel Voeg een nieuwe gebruiker of groep toe.

Groepsinstellingen wijzigen

Wanneer je een groep hebt aangemaakt, kun je deze beheren door naar de Gebruikers & Groepen pagina te gaan. Klik vervolgens op het tabblad Groepen. Daar vind je alle groepen in de omgeving. Om naar de instellingen van een groep te gaan, klik je op de naam. Daar kun je de groepsnaam en de groepslink wijzigen. Onder Gebruikers kun je de gebruikers in de groep bekijken, hun groepsrollen wijzigen of ze uit de groep verwijderen. Onder het tabblad Gesprekstypes kun je de gesprekstypes bekijken en verwijderen waar deze groep toegang toe heeft.

De verschillende groepsrollen

Binnen de groepsinstellingen kun je ook de rollen van de gebruikers in die groep bewerken. Er zijn twee rollen beschikbaar binnen groepen, deze rollen zijn anders dan de globale rollen, want ze zijn alleen op groepsniveau actief. Je kunt gebruikers aanwijzen als groepsmanager of groepsoperator.

Groepsoperators hebben meer toestemmingen dan een normale gebruiker, zij kunnen bijvoorbeeld gesprekken plannen voor andere mensen in die groep of beschikbaarheid instellen voor andere mensen. Ze hebben ook toegang tot de groepsrapportage en de opnames van de groep.

Groepsmanagers kunnen nog meer: bovenop wat een groepsoperator kan doen, kunnen ze ook de accountinstellingen van mensen in de groep wijzigen, gebruikers toevoegen aan de groep waarvoor ze manager zijn en groepsrollen toewijzen.

Voor een compleet overzicht van wat elke rol binnen 24sessions wel en niet kan, zowel op globaal als op groepsniveau, kijk op deze pagina.

Een groepsrol toewijzen

Je kunt groepsrollen toewijzen vanuit de groepsinstellingen. Klik op het tabblad Gebruikers en selecteer de gebruikers aan wie je een rol wilt toekennen. Klik dan op het Maak een keuze dropdown menu en beweeg de muis over Groepsrol toevoegen. Klik vervolgens op een van de rollen die tevoorschijn komen en je bent klaar. Als je ooit groepsrollen wilt verwijderen, kun je dit ook doen vanuit het Maak een keuze dropdown menu, door de gebruikers te selecteren waarvan je de rol wilt verwijderen en te klikken op Groepsrol verwijderen.

Gebruikers toevoegen aan een groep

Het toevoegen van gebruikers aan een groep kan gedaan worden bij het aanmaken, maar als je deze stap overslaat of later gebruikers wilt toevoegen, kan dat uiteraard nog altijd gedaan worden. Je kan dit echter niet doen vanuit de groepsinstellingen.

Om gebruikers aan een groep toe te voegen, ga naar Gebruikers & Groepen en onder het tabblad Gebruikers selecteer je simpelweg de gebruikers die je aan de groep wilt toevoegen. Nadat je alle gebruikers hebt geselecteerd die je wilt toevoegen aan de groep, ga je naar het Maak een keuze menu en ga je met de muis over Toevoegen aan groep, klik dan in het menu dat verschijnt op de groep waaraan je de gebruikers wilt toevoegen. Als de groep niet in de lijst voorkomt, kun je de zoekbalk gebruiken om de groep te zoeken.

Nadat je de groep hebt aangeklikt waaraan je de gebruikers wilt toevoegen, krijg je een overzicht van alle gebruikers die aan de groep zullen worden toegevoegd. Je kan nog steeds op Annuleer klikken en eventuele wijzigingen aanbrengen. Klik anders eenvoudigweg op Toevoegen aan groep en de gebruikers zullen aan de groep worden toegevoegd!

Gebruikers uit een groep verwijderen

Je kunt gebruikers verwijderen uit een groep via de groepsinstellingen. Navigeer naar het Gebruikers tabblad en selecteer de gebruikers die je wilt verwijderen. Ga dan naar het Maak een keuze dropdown menu en klik op Verwijder toegewezen gebruiker(s), je krijgt dan een popup die de gebruikers bevestigd die verwijderd zullen worden, je kan dan nog steeds op Annuleer klikken en teruggaan, of klik op Ja en de gebruikers zullen verwijderd worden uit de groep.

Je kunt ook gebruikers uit een groep verwijderen door naar Gebruikers & Groepen te gaan. Daar selecteer je de gebruikers die je wilt verwijderen uit een groep, ga naar de Maak een keuze dropdown en ga naar Verwijderen uit groep, selecteer dan de groep waar je de gebruikers uit wilt verwijderen.

Type gesprek toevoegen aan een groep

Het toevoegen van gesprekstypes die een groep kan gebruiken kan gedaan worden wanneer je de groep aanmaakt. Als je later nog gesprekstypes wilt toevoegen, dan kan dat uiteraard ook nog. Dit gaat echter niet via de groepsinstellingen.

Om een gesprekstype aan een groep toe te voegen, moet je naar het gesprekstype gaan dat je wilt dat de groep heeft. Navigeer naar Type gesprekken, klik dan op het gesprekstype dat toegevoegd moet worden aan de groep. Open vervolgens de instelling Wie heeft deze vergadering gehouden? Daar kun je klikken op Gebruikers/groepen toevoegen, dan verschijnt er een popup. Daar kan je naar het tabblad Groepen gaan, en de groep(en) selecteren waarvoor je dit gesprekstype wil toevoegen.

Eenmaal geselecteerd, kan je eenvoudig klikken op Toevoegen (x) groepen. Klik daarna op Opslaan en het gesprekstype is toegevoegd aan de groep.

Type gesprek verwijderen uit een groep

Het verwijderen van gesprekstypes uit een groep kan gedaan worden via de groepsinstellingen. Navigeer naar de instellingen van de groep en ga naar het tabblad gesprekstypes. Daar kan je de gespreks types selecteren die je wenst te verwijderen. Ga dan naar het Maak een keuze dropdown menu en klik op Verwijder toegewezen gesprekstype(s).

Je kunt ook gesprekstypes van een groep verwijderen door naar het gesprekstype zelf te gaan. Navigeer naar gesprekstypes, klik dan op het vergader type dat verwijderd moet worden uit de groep. Open vervolgens de instelling Wie heeft deze vergadering gehouden? Daar klik je op de x naast de groep die verwijderd moet worden. Klik daarna op Opslaan en het gesprekstype is nu verwijderd uit de groep!