Outlook add-in

Met de Outlook add-in kan je 24sessions gesprekken direct vanuit uw Outlook agenda plannen. Dit maakt het een gemakkelijke en snelle manier om een 24sessions gesprek aan te maken. Je hoeft niet helemaal naar 24sessions te navigeren om de gesprek aan te maken, je maakt gewoon een agendagebeurtenis aan, past de 24sessions-instellingen toe en je gesprek is helemaal klaar.

Dit artikel behandelt

• Je 24sessions account verbinden
• Een gesprek aanmaken via de add-in
• Het gesprek bijwerken wanneer er wijzigingen plaatsvinden
• Een gesprek annuleren 

Je 24sessions account verbinden

Stap 1: Wanneer de Outlook add-in is geïnstalleerd, kan je 24sessions vinden in de bovenste balk wanneer je een nieuw agenda-evenement maakt, zoals te zien is in de gif hieronder. Klik daarop om het 24sessions menu te openen.

 

Stap 2: Koppel vanaf daar je account door te klikken op de knop "Connect your account". 

Stap 3: Log in op 24sessions in het venster dat verschijnt. Dat was het! Je bent er helemaal klaar voor om gesprekken rechtstreeks vanuit de Outlook-agenda te plannen.

 

Een gesprek aanmaken met de Outlook add-in

Als je je account hebt gekoppeld, kan je nu een 24sessions gesprek aanmaken vanuit Outlook. 

Stap 1: Ga vanuit het maken van een agenda-evenement naar "Meer opties" en ga dan naar het menu van de add-in 24sessions.

Stap 2: Vul eerst de genodigde en de datum en tijd in. 

Stap 3: Selecteer voor wie je wilt plannen (voor mij of voor iemand anders). Selecteer vervolgens het type gesprek dat je wilt plannen.

Stap 4: Wanneer je het type gesprek hebt gekozen dat je wil plannen, klik je op "Create meeting" en de agendagebeurtenis wordt automatisch gevuld met een gesprek met de juiste 24sessions link, zowel voor de gebruiker als voor de gast.

Stap 5: Het enige wat je nu nog hoeft te doen is de uitnodiging te versturen en dat is het! Je hebt een 24sessions gesprek aangemaakt vanuit Outlook. 

Je kunt eenvoudig naar het gesprek gaan door simpelweg op de link in de uitnodiging te klikken, je hoeft niet naar het 24sessions dashboard te gaan. Ook zullen er geen e-mails worden verzonden vanuit 24sessions, alleen vanuit Outlook. Outlook verstuurt zowel de uitnodiging als een herinnering. Ook kan de link voor de gebruiker er iets anders uitzien dan wat je gewend bent, maar geen zorgen: deze link werkt!

Je kunt het gesprek ook zien in het 24sessions-overzicht. Deze wordt gelabeld door het outlook icoontje en de gast zal altijd "Outlook guest" worden genoemd in de 24sessions interface. Het overzicht toont jezelf ook toegevoegd als gast, samen met de daadwerkelijke gast. Je bent dus zelf ook toegevoegd als gast, en zult na afloop van het gesprek een mail krijgen, die de gast ook krijgt, om een beoordeling achter te laten voor het gesprek. Laat het aan de gast over om de beoordeling in te vullen en vul deze mail niet zelf in.

Tenslotte is het goed om te weten dat als je de Outlook kalender gekoppeld hebt aan je 24sessions account bij beschikbaarheid, de gesprekken die je plant via de Outlook kalender twee keer zullen verschijnen in je agenda. Dit komt omdat de kalenderkoppeling een gesprek in je agenda zal aanmaken omdat het een nieuw gesprek in 24sessions ziet. 

Een gesprek bewerken

Soms kan er iets tussenkomen waardoor je het gesprek moet verplaatsen of iets aan het gesprek moet veranderen. Het is erg belangrijk dat je ervoor zorgt dat deze wijziging ook wordt doorgevoerd in het 24sessions gesprek. Dit gebeurt niet automatisch, maar kan eenvoudig worden gedaan via de add-in, je hoeft niet naar je 24sessions dashboard te gaan. 

Je kunt de datum en tijd van een gesprek aanpassen en je kunt een gast toevoegen, maar je kunt niet het gesprek aan iemand anders toewijzen.

Om het gesprek aan te passen, navigeer je simpelweg naar de kalenderbijeenkomst die je hebt ingesteld, wijzig je de gegevens die je wilt aanpassen, zoals de datum, en open je het menu van de 24sessions add-in. 

Klik vanaf daar op Update information en de 24sessions bijeenkomst wordt automatisch bijgewerkt met de juiste tijd en gasten. 

Goed om te weten is dat de link 3 maanden beschikbaar blijft. Je kunt dus alleen de datum wijzigen naar een datum eerder dan 3 maanden na de oorspronkelijke datum waarop het gesprek was ingesteld.

Een gesprek annuleren

Bij een gesprek annuleren is het belangrijk dat je dit in de goede volgorde doet. Verwijder eerst de afspraak in het 24sessions menu en daarna pas de afspraak in Outlook. Je kunt de afspraak verwijderen in Outlook door op "delete" te klikken in het 24sessions add-in menu.