E-mails instellen – 24Sessions

Door gepersonaliseerde emails aan te maken kun je de e-mails zo goed mogelijk in de stijl van jouw bedrijf zetten en zo je klanten een zo goed mogelijke klantenreis aanbieden.

Dit artikel behandelt:

E-mails op globaal niveau aanpassen
E-mails per gesprekstype aanpassen
Onze voorbeeld HTML toepassen op je emails
Afbeeldingen toevoegen aan de e-mails
Een knop toevoegen in de e-mails
Een lay-out toevoegen in e-mails
Best practices

E-mails per gesprekstype

Gepersonaliseerde e-mails kun je instellen op globaal niveau. Deze e-mails worden automatisch toegepast op alle nieuwe gesprekstypes de je aanmaakt.

E-mails instellen op globaal niveau

Klik 'Add-ons' en dan op 'E-mails' en de e-mails voor gast (klant) en gebruiker (medewerker) in te stellen

E-mails instellen per gesprekstype

Of je kunt dit per gesprekstype doen door te klikken op 'Type gesprekken'
Kies het betreffende gesprekstype
Klik 'Email instellingen' bij Extra Opties
Vink bij 'Instellingen' aan dat je de globale instellingen wilt overschrijven
Pas de HTML voorbeelden van hier beneden toe door het te kopiëren en te plakken in de Source Code. Dit doe je bij de klant e-mails en apart bij de gebruiker e-mails.

Wil je gaan testen? Plan de meetings met jezelf in en doorloop zowel de medewerker reis als de klantreis

Bekijk hier How to video's over hoe je onze voorbeeld HTML toepast als basis van de e-mails:

HTML voorbeelden (onderaan deze pagina) toepassen in de source code:

Een afbeeldingen toevoegen in de e-mail:

HTML afbeelding:

<img style="width: 111px; max-width: 1387px;" src="https://info.24sessions.com/hubfs/Waiting%20Room%20Visuals/24sessions%20logo%20squared%20new%20color.png" height="103" />

Een button toevoegen in de e-mail:

HTML Button:

<p style="font-family: Arial, sans-serif; font-size: 14px; font-weight: normal; line-height: 20px; margin: 0; color: #2345fa; border: solid 2px #2345fa; border-radius: 4px; text-align: center; display: inline-block;"><a style="padding: 15px 20px; display: inline-block; text-decoration: none;" href="https://{{link_guest_meeting_room (general.hostname, meeting.guest.accessKey)}}" target="_blank" rel="noopener">Klik hier om het gesprek te betreden ›</a></p>

Lay-out toepassen op de e-mails:

Vraag jullie standaard E-mail template / lay-out op bij Marketing/Communicatie en pas de HTML toe in de source code.

Best practices lay-out:

Voeg een stock foto / afbeelding toe door deze in de HTML te verwerken
Pas een lay-out toe die jullie organisatie standaard gebruikt voor e-mails/communicatie/nieuwsbrieven
Pas een button toe in je e-mail! Dat doe je door de volgende HTML toe te passen in je source code. Vergeet niet de kleurcodes naar jullie kleur aan te passen.

Best practices inhoud:

Maak de e-mail relevant, voeg bijvoorbeeld bepaalde informatie toe die helpt jouw klant zich goed voor te bereiden op het gesprek
Gebruik de variabele en dynamic links die wij bieden om informatie automatisch in de mail te krijgen
Voeg de link naar de landingspagina toe indien jullie Marketing deze heeft opgemaakt. Hier vind je een voorbeeld van de 24sessions landingspagina
Verwerk een leuk grapje om warm contact te leggen met de klant :-)

Voorbeeld HTMLS - Klant/Gast

Gesprek gepland

<p style="font-family: Verdana; font-size: 25px; font-weight: normal; line-height: 28px; margin: 0; margin-bottom: 42px; color: #3456fa;"><strong>Afspraakbevestiging</strong></p>
Beste {{ meeting.guest.name }}, <br /><br />Bedankt voor het inplannen van een videogesprek! Hierbij wil ik deze afspraak bevestigen. Het videogesprek vindt plaats op <strong>{{ meeting.date | date('D d F Y') | replace({'January' : 'januari', 'February': 'februari', 'March': 'maart', 'April': 'april', 'May': 'mei', 'June' : 'juni', 'July': 'juli', 'August': 'augustus', 'September': 'september', 'October': 'oktober', 'November': 'november', 'December': 'december', 'Mon': 'maandag', 'Tue': 'dinsdag', 'Wed': 'woensdag', 'Thu': 'donderdag', 'Fri': 'vrijdag', 'Sat': 'zaterdag', 'Sun': 'zondag'}) }} om {{ meeting.date | date('H:i') }} uur.<br /></strong><br />{{ generic_instructions_guest() }}<br /><strong>Voeg onze afspraak toe aan je agenda<br /></strong>
<ul>
<li><a href="{{link_guest_download_ics(general.hostname, meeting.guest.accessKey) }}">Voeg toe aan Outlook/iCal</a></li>
<li><a href="{{link_guest_add_to_google_calendar(general.hostname, meeting.guest.accessKey) }}">Voeg toe aan Google Calendar</a></li>
</ul>
<strong>Wil je de afspraak wijzigen? <br /></strong>Dat kan, klik op een van onderstaande opties:<br />
<ul>
<li><a href="{{link_guest_reschedule(general.hostname, meeting.guest.accessKey)}}">Verzet videogesprek</a></li>
<li><a href="{{link_guest_cancel(general.hostname,meeting.guest.accessKey)}}">Annuleer videogesprek</a></li>
</ul>
Tot snel! <br /><br />Met vriendelijke groet,<br />{{ meeting.user.name }}<br />{{ company.name }}

2. Gesprek start over een uur

<p style="font-family: Verdana; font-size: 25px; font-weight: normal; line-height: 28px; margin: 0; margin-bottom: 42px; color: #3456fa;"><strong>Je videogesprek start over een uur</strong></p>
Beste {{ meeting.guest.name }}, <br /><br />Ons videogesprek start over een uur. Dit gesprek vindt plaats op <strong>{{ meeting.date | date('D d F Y') | replace({'January' : 'januari', 'February': 'februari', 'March': 'maart', 'April': 'april', 'May': 'mei', 'June' : 'juni', 'July': 'juli', 'August': 'augustus', 'September': 'september', 'October': 'oktober', 'November': 'november', 'December': 'december', 'Mon': 'maandag', 'Tue': 'dinsdag', 'Wed': 'woensdag', 'Thu': 'donderdag', 'Fri': 'vrijdag', 'Sat': 'zaterdag', 'Sun': 'zondag'}) }} om {{ meeting.date | date('H:i', 'Europe/Amsterdam') }} uur.<br /></strong><br />{{ generic_instructions_guest() }}<br /><br /><strong>Wil je de afspraak wijzigen? <br /></strong>Dat kan, klik op een van onderstaande opties:<br />
<ul>
<li><a href="{{link_guest_reschedule(general.hostname, meeting.guest.accessKey)}}">Verzet videogesprek</a></li>
<li><a href="{{link_guest_cancel(general.hostname,meeting.guest.accessKey)}}">Annuleer videogesprek</a></li>
</ul>
Tot zo! <br /><br />Met vriendelijke groet,<br />{{ meeting.user.name }}<br />{{ company.name }}

3. Gesprek verzet

Beste {{ meeting.guest.name }}, <br /><br />Je videogesprek met {{ meeting.user.name }} van {[ company.name }} is verplaatst naar: <strong>{{ meeting.date | date('D d F Y') | replace({'January' : 'januari', 'February': 'februari', 'March': 'maart', 'April': 'april', 'May': 'mei', 'June' : 'juni', 'July': 'juli', 'August': 'augustus', 'September': 'september', 'October': 'oktober', 'November': 'november', 'December': 'december', 'Mon': 'maandag', 'Tue': 'dinsdag', 'Wed': 'woensdag', 'Thu': 'donderdag', 'Fri': 'vrijdag', 'Sat': 'zaterdag', 'Sun': 'zondag'}) }} om {{ meeting.date | date('H:i') }} uur.<br /></strong><br />De volgende reden is hiervoor gegeven: {{ meeting.reschedulingReason }}<br /><br />{{ generic_instructions_guest() }} <br /><br /><strong>Voeg onze afspraak toe aan je agenda<br /></strong>
<ul>
<li><a href="{{link_guest_download_ics(general.hostname, meeting.guest.accessKey) }}">Voeg toe aan Outlook/iCal</a></li>
<li><a href="{{link_guest_add_to_google_calendar(general.hostname, meeting.guest.accessKey) }}">Voeg toe aan Google Calendar</a></li>
</ul>
<strong>Wil je de afspraak wijzigen? <br /></strong>Dat kan, klik op een van onderstaande opties:<br />
<ul>
<li><a href="{{link_guest_reschedule(general.hostname, meeting.guest.accessKey)}}">Verzet videogesprek</a></li>
<li><a href="{{link_guest_cancel(general.hostname,meeting.guest.accessKey)}}">Annuleer videogesprek</a></li>
</ul>
Tot zo! <br /><br />Met vriendelijke groet,<br />{{ meeting.user.name }}<br />{{ company.name }}

4. Gesprek geannuleerd

<p style="font-family: sans-serif; font-size: 15px; font-weight: normal; margin: 0; margin-bottom: 10px;">Beste {{ meeting.guest.name }},<br /><br />Je videogesprek met {{ meeting.user.name }} is geannuleerd. Neem contact op met {{ meeting.user.name }} ({{ meeting.user.email }}) om een nieuwe afspraak in te plannen. <br /><br />De volgende reden is gegeven: {{ reason }}<br /><br />Met vriendelijke groet, <br />{{ meeting.user.name }}<br /><br /></p>

5. Laat een review achter

<p style="font-family: sans-serif; font-size: 15px; font-weight: normal; margin: 0; margin-bottom: 10px;">Beste {{ meeting.guest.name }},<br /><br />Je hebt nog geen review achtergelaten over het videogesprek met {{ meeting.user.name }} van {{ company.name }}. Laat {{ meeting.user.name }} weten wat je van het videogesprek vond!<br /><br /><a href="{{ link_guest_meeting_room(general.hostname, meeting.guest.accessKey) }}">Laat hier een review achter</a><br /><br />Alvast bedankt!<br /><br />Met vriendelijke groet, <br />{{ company.name }}</p>

Voorbeeld HTMLS - Gebruiker/Medewerker

Gesprek gepland

<p style="font-family: arial; font-size: 25px; font-weight: normal; line-height: 28px; margin: 0; margin-bottom: 42px; color: #3456fa;"><strong>Afspraakbevestiging</strong></p>
<p style="font-family: sans-serif; font-size: 15px; font-weight: normal; margin: 0; margin-bottom: 10px;">Hi {{ meeting.user.name }},<br /><br />Er is weer een videogesprek met jou gepland! Het videogesprek zal plaatsvinden op:<br /><strong>{{ meeting.date | date('M d, Y') }} om {{ meeting.date | date('H:i T') }}<br /><br /></strong></p>
{{ generic_instructions_user() }}
<p style="font-family: arial; font-size: 16px; font-weight: normal; line-height: 28px; margin: 0; margin-bottom: 12px; color: #3456fa;"><strong>Tips om als een echte pro het videogesprek in te gaan!<br /></strong></p>
<p style="font-family: sans-serif; font-size: 15px; font-weight: normal; margin: 0; margin-bottom: 10px;">Een vriendelijke handdruk of een kopje koffie aanbieden zit er bij videobellen niet in. Hoe je wel zo goed mogelijk van start kunt met een gesprek via video? Dat lees je in onze <a href="https://blog.24sessions.com/pro-video-meetings">blog</a>! </p>
<br />
<p style="font-family: sans-serif; font-size: 15px; font-weight: normal; margin: 0; margin-bottom: 10px;"><strong>Vergeet de afspraak niet toe te voegen aan je agenda</strong></p>
<p style="font-family: sans-serif; font-size: 15px; font-weight: normal; margin: 0; margin-bottom: 0; padding-left: 30px;"><span style="margin-right: 8px; font-size: 22px; vertical-align: middle;">•</span> <a href="{{ link_user_download_ics(general.hostname, meeting.id) }}"> Toevoegen aan Outlook/iCal </a></p>
<p style="font-family: sans-serif; font-size: 15px; font-weight: normal; margin: 0; margin-bottom: 0; padding-left: 30px;"><span style="margin-right: 8px; font-size: 22px; vertical-align: middle;">•</span> <a href="{{ link_user_add_to_google_calendar(general.hostname, meeting.id) }}"> Toevoegen aan Google Calendar </a></p>
<br />
<p style="font-family: sans-serif; font-size: 15px; font-weight: normal; margin: 0; margin-bottom: 10px;"><strong>Wijzig dit videogesprek</strong></p>
<p style="font-family: sans-serif; font-size: 15px; font-weight: normal; margin: 0; margin-bottom: 0; padding-left: 30px;"><span style="margin-right: 8px; font-size: 22px; vertical-align: middle;">•</span> <a href="{{ link_user_reschedule(general.hostname, meeting.id) }}"> Videogesprek verzetten </a></p>
<p style="font-family: sans-serif; font-size: 15px; font-weight: normal; margin: 0; margin-bottom: 0; padding-left: 30px;"><span style="margin-right: 8px; font-size: 22px; vertical-align: middle;">•</span> <a href="{{ link_user_cancel(general.hostname, meeting.id) }}"> Videogesprek annuleren </a></p>
<br />a
<p style="font-family: sans-serif; font-size: 15px; font-weight: normal; margin: 0; margin-bottom: 10px;"><strong>Succes!<br /></strong>P.S. Vergeet niet aan het einde van het gesprek om een review te vragen. Super interessant om erachter te komen wat de klant van het videogesprek vond! </p>