Email functionaliteit

Wat is het?

Met de e-mailfunctionaliteit van 24sessions kan je geautomatiseerde e-mails aanpassen per type gesprek. 24sessions kan 6 geautomatiseerde e-mails sturen naar de gast (klant) en 6 geautomatiseerde e-mails naar de gebruiker (gastheer van het gesprek).

Gast (klant)	Gebruiker (medewerker)
Bevestiging	Bevestiging
Herinnering (één uur voor vergadering)	Herinnering (één uur voor vergadering)
Bevestiging van het verzetten van het gesprek	Bevestiging van het verzetten van het gesprek
Bevestiging van het annuleren van het gesprek	Bevestiging van het annuleren van het gesprek
Herinnering om beoordeling in te vullen	Beoordeling ontvangen
Notitie / samenvatting na vergadering	Wrap-up e-mail met persoonlijke notitie / samenvatting na vergadering

Je kan deze e-mails volledig aanpassen, dus je hebt in totaal 12 e-mails om aan te passen. In deze e-mails kan je:

• De onderwerpregel van de e-mail wijzigen

• De inhoud van de email geheel naar eigen keuze aanpassen. Je kan gebruik maken van de volgende standaard opties:

  • Vet

  • Cursief

  • Onderstreept

  • Hyperlinks toevoegen

  • Opsommingstekens of genummerde lijsten invoegen

  • Tekst links uitlijnen, in het midden of rechts

  • Plaatshouders toevoegen (lees hier welke plaatshouder je kan gebruiken)

  • De gehele broncode veranderen

• Een lay-out toepassen in de stijl van uw bedrijf door een HTML-broncode te gebruiken

Wat is de toegevoegde waarde?

Waarom gebruiken onze klanten deze functie?

• Professionele look en feel om de klantervaring te verhogen

• Verhoog efficiëntie door:

  1. Het besparen van tijd van het handmatig versturen van e-mails over bevestigingen of wijzigingen

  2. De klant te voorzien van de relevante informatie om zich voor te bereiden op het gesprek (bijv. welke documenten moeten ze bij zich hebben voor het gesprek? Welke informatie moeten ze doorlezen om zich voor te bereiden?)

  3. Stuur documenten op voorhand. Je kan een document toevoegen aan een geautomatiseerde e-mail.

  4. Mogelijkheden toevoegen voor klanten om vergaderingen te verzetten of te annuleren. Dit vermindert no-shows.

• Je kan e-mailadressen toevoegen in de BCC van al deze 12 e-mails. Bijvoorbeeld:

  1. Zet je klantenservice in de BCC van de bevestigingsmails naar gasten, zodat ze op de hoogte zijn van de videogesprekken die zullen plaatsvinden

     1. Pro tip: een mail-robot kan zelfs relevante informatie uit deze e-mails halen en dit loggen. Vraag je CSM voor meer info

  2. Zet het adres van een teammanager in de BCC van de 'Review ontvangen' e-mail naar hosts (medewerkers) om te zien welke geweldige reviews er binnenkomen en om hun team regelmatig te kunnen complimenteren

FAQ

Wat zijn de meest gestelde vragen over deze functie?

• Hoe werkt deze broncode?

  • Je kunt de broncode van een e-mail wijzigen waardoor je knoppen kunt toevoegen die je in HTML hebt gemaakt, foto's toevoegen (zorg ervoor dat deze op een publieke dienst worden gehost), handtekeningen en zelfs video's als je dat wilt. In dit artikel kun je lezen hoe je daadwerkelijk een broncode toepast. Je vindt hier ook onze best practices/tips met betrekking tot deze opties.

• Kunnen we het tijdstip wijzigen waarop de herinneringsmail wordt verzonden?

  • Nee, helaas niet. Deze e-mail wordt altijd een uur voor aanvang van het gesprek verstuurd. Je kan echter wel het tijdstip wijzigen van de SMS die je de klant stuurt.

• Kunnen we het tijdstip van een geannuleerde gesprek toevoegen in de annuleringsemail?

  • Ja, ook al is het gesprek geannuleerd, je kan nog steeds de plaatshouder voor tijd en datum gebruiken om de oorspronkelijke tijd en datum van het gesprek aan te geven.

• Hoeveel tijd moet er minimaal tussen een gepland gesprek en het tijdstip van het gesprek zitten om een herinneringse-mail te ontvangen (een uur van tevoren?)

  • Er moet minstens 3 uur zitten tussen het moment dat je een gesprek plant (bijv. 11.00 uur) en het tijdstip van het gesprek (14.00 uur). In dat geval ontvang je de herinneringsmail om 13.00 uur. Als je een gesprek minder dan 3 uur van tevoren plant, ontvang je de herinneringsmail niet.