Verzet, annuleer, voeg extra gast toe, of wijs een gesprek toe aan iemand anders

Als je wijzigingen wilt aanbrengen in je vergadering, kun je dit gemakkelijk doen vanuit het afspraken overzicht. Dit is handig als de plannen zijn gewijzigd, als je een andere gast moet toevoegen of als je de vergadering aan iemand anders moet toewijzen.

Dit artikel behandelt:

• Een extra gast uitnodigen
• De vergadering opnieuw plannen
• De vergadering annuleren
• De vergadering aan iemand anders toewijzen.

Klik bij de desbetreffende afspraak op de drie bolletjes in de rechterbovenhoek om een van de volgende dingen met de afspraak te doen:

• Nieuwe gast toevoegen

• Verzetten

• Annuleren

• Aan iemand anders toewijzen

 

Nieuwe gast toevoegen

Voor een bestaand gesprek, kun je een extra gast toevoegen. De gast krijgt dan een bevestigingemail met de gastenlink en verdere informatie over het gesprek. Je kunt deze optie ook gebruiken om een collega toe te voegen of als het emailadres in eerste instantie verkeerd is ingevoerd.

Verzetten

Wanneer je een gesprek verzet kan je via een boekingsformulier een nieuwe dag en/of tijd kiezen. Vergeet niet om een reden op te geven, de klant zal samen met de nieuwe datum en tijd ook de reden ontvangen.

Houd er rekening mee dat het niet mogelijk is om een afspraak te verzetten als die de status LIVE heeft

Annuleren

Je kunt hier eenvoudig het gesprek annuleren. Vergeet hierbij geen reden op te geven, zodat de klant op de hoogte is waarom het gesprek wordt geannuleerd.

Aan iemand anders toewijzen

Kies de gebruiker aan wie je het gesprek wilt toewijzen. Klik op de knop 'update user' om het gesprek definitief toe te wijzen. De desbetreffende gebruiker ontvangt dan de afspraak bevestiging van het gesprek.

Let op, wanneer er ‘niet beschikbaar’ achter de desbetreffende persoon staat, betekent dit dat deze persoon op dit moment een bezet blok in zijn of  haar agenda heeft staan. Dit kan een ‘geblokkeerde beschikbaarheid’ of ‘geblokkeerd videogesprek’ zijn. Ondanks de melding ‘niet beschikbaar’ blijf je in staat om het gesprek aan de gebruiker toe te wijzen.  

Houd er rekening mee dat het niet mogelijk is om een afspraak aan iemand anders toe te wijzen als die de status LIVE heeft