Plan gesprek

Onder het kopje 'Nieuw gesprek' kun je een meeting met een klant inplannen. 

Voor jezelf een gesprek inplannen:

Hieronder vind je een stappenplan om een gesprek in te plannen:

Stap 1: Selecteer het type gesprek wat je wilt houden. Een boekingsformulier zal verschijnen, hierin kies je het juiste tijdstip in de agenda waarop je het gesprek wilt inplannen. Dit kun je doen door een tijdsblok te selecteren in de kalender, of door onder de kalender handmatig de dag en het tijdstip in te voeren.

Stap 2: Vul de gegevens van de klant in. De gegevens met een * zijn verplicht om in te vullen.

• Vul de naam en het email adres van de klant in.
  Het is mogelijk om hier meerdere emailadressen op te geven wanneer je een gesprek wilt plannen met meerdere persoen (tot een maximum van 5).

• Voer, indien noodzakelijk, het telefoonnummer van de gast in.
  De gast ontvangt dan een bevestiging van de afspraak en een herinnering voor de afspraak op zijn of haar telefoon.

• Selecteer, indien noodzakelijk, de tijdzone waarin de klant zich bevindt.

• Als extra optie kun je eventueel een bericht toevoegen aan de uitnodiging van het gesprek naar de klant. Let op: het kan voorkomen dat jouw organisatie ervoor heeft gekozen deze functionaliteit uit te schakelen.

Stap 3: Nu alle gegevens zijn ingevuld ben je klaar om de uitnodiging te verzenden en het gesprek in te plannen!

Aanvullende informatie boekingsformulier:

In het boekingsformulier kun je met verschillende filters werken.

• Beschikbaar (wit). Dit betekent dat er geen andere afspraak is gepland op dit tijdstip in je 24sessions agenda.

• Geblokkeerde beschikbaarheid (geel). Dit betekent dat dit tijdstip is geblokkeerd in je 24sessions agenda. Dit kan zowel een handmatig ingevoerd blok zijn of een blok uit je persoonlijke agenda indien die met 24sessions is gesynchroniseerd.

• Geblokkeerd videogesprek (rood). Dit geeft aan dat je op dit moment al een videogesprek gepland hebt staan in 24sessions.

Let op! Je bent altijd in staat om over een geblokkeerde beschikbaarheid of geblokkeerd videogesprek heen te boeken.

Voor iemand anders een gesprek inplannen:

Om een gesprek voor iemand anders te plannen, kies de tab Iemand anders op de Nieuw gesprek pagina. Selecteer vervolgens de juiste gebruiker of groep voor wie je het gesprek wilt plannen. Als je een groep selecteert, zal het gesprek worden toegewezen aan iemand in de groep. Als je de gebruiker kiest, wordt het gesprek toegewezen aan die specifieke persoon. Na het invoeren van de persoon aan wie het gesprek moet worden toegewezen, werkt het plannen van het gesprek precies hetzelfde als wanneer je een gesprek voor jezelf plant.

Wanneer je een gesprek voor iemand anders inplant zal de klant de uitnodiging van het gesprek uit de naam van deze collega ontvangen.